Cách sắp xếp email trong outlook 2007

 - 

2015.vn - Một áo quan thư lộn xộn, không được sắp tới xếp gọn gàng sẽ gây cạnh tranh khăn cho tất cả những người dùng lúc tìm e-mail cần thiết. Tuy nhiên, các bạn vẫn hoàn toàn có thể khắc phục tình trạng này. Microsoft Outlook hỗ trợ những hình thức tuyệt vời có công dụng giúp người tiêu dùng lọc e-mail và sắp xếp những message theo phong cách dễ quản lý và có chân thành và ý nghĩa hơn.Bạn sẽ xem: Cách sắp xếp email vào outlook 2007

Outlook thậm chí còn hỗ trợ tăng tác dụng và năng suất làm việc cho tất cả những người dùng. Cho dù đang áp dụng Outlook 2010, Outlook 2007 hay Outlook 2003 đi chăng nữa, chúng ta vẫn rất có thể dễ dàng cai quản email của mình.

Bạn đang xem: Cách sắp xếp email trong outlook 2007

Bạn đang sử dụng Outlook Express, hoặc những ứng dụng thư điện tử khác như Windows Live Mail hoặc Windows Live Hotmail. Những phần mềm này cũng hỗ trợ nhiều tính năng tương tự giống như những gì được đề cập trong bài này. Mặc dù nhiên, chúng không cung ứng các công cụ giống như để thống trị email. Sử dụng Microsoft Office Outlook Hotmail Connector nhằm thêm thông tin tài khoản Hotmail vào Outlook, sau đó bạn cũng có thể sử dụng số đông mẹo nhỏ dại dưới trên đây để thu xếp tài khoản Hotmail. Hoặc, tín đồ dùng hoàn toàn có thể đọc kỹ những tài năng của Hotmail để sắp xếp thông tin trên hệ thống Hotmail. Ví dụ, chúng ta cũng có thể trộn email từ rất nhiều tài khoản email khác nhau, ví như Gmail cùng Yahoo! Mail. Tự đó, tín đồ dùng hoàn toàn có thể nhận, đọc cùng trả lời tất cả các email xuất phát từ một nơi duy nhất.

Người dùng rất có thể sử dụng một hoặc các công cụ tất cả trong bài viết này để thu gọn Inbox của bản thân mình cũng như góp nó thuận tiện tìm kiếm tin tức bạn cần.

1. Lọc gấp rút các message

Outlook 2010 bao gồm một tính năng được cải thiện rất hoàn hảo nhất để chuẩn bị xếp những message theo ngày và bố trí chúng theo Conversation. Sử dụng bản lĩnh này, hầu như message có chung một chủ thể sẽ lộ diện như Conversations và người dùng có thể xem, mở rộng hoặc thu nhỏ chúng bằng cách kích vào icon ở bên trái dòng Subject. Các message ở bên phía trong mỗi Conversations được phân các loại với message mới nhất được ném lên đầu. Khi bao gồm một message new nhận được, toàn bộ Comversation đưa lên trên cùng của danh sách email, giúp bạn dễ dãi theo dõi những luồng email thuận tiện hơn.


*

Để kích hoạt Conversations, sống thẻ View, trong nhóm Conversations, tích vào hộp thoại Show as Conversations. Bạn có thể giảm size của một Conversation với thiên tài Clean Up. Nhân tài này để giúp đỡ xóa các message trùng vào Conversation. Ở thẻ Home, trong nhóm Delete, kích vào Clean Up, với kích tiếp vào Clean Up Conversation.

Trong tất cả các phiên bản của Outlook, người dùng hoàn toàn có thể tìm message trong thư mục mailbox nhanh hơn bằng cách thay đổi biện pháp chúng được phân một số loại trong folder email. Ví dụ, chúng ta cũng có thể sắp xếp thư điện tử theo ngày, người gửi, kích cỡ file hoặc tầm độ quan trọng.

2. Nhóm hồ hết message kiểu như nhau vào các folder

Bằng bí quyết tạo thư mục email mới, tín đồ dùng có thể nhóm những message có liên quan tới nhau vào folder. Ví dụ, bạn cũng có thể nhóm message theo chủ đề, dự án, liên lạc hoặc những danh mục khác tương xứng với quá trình hay sở trường của mình. Người dùng thậm chí còn chế tác được folder cho tất cả các message được gởi từ sếp của khách hàng hoặc ai kia quan trọng, bao hàm những thông tin quan trọng đặc biệt cần lưu.

- Để tạo folder mới trong Outlook 2007 hoặc Outlook 2003, kích vào thực đơn File → New → Folder.

Xem thêm: Cách Nhận Biết Samsung Galaxy S6 Chính Hãng Trước Khi Mua, Nhận Biết Hàng Giả Samsung Galaxy S6 Edge

3. Tạo thư mục tìm kiếm để tìm message nhanh hơn

- Để tạo nên Search folder trong Outlook 2010, vào Mail, bên trên thẻ Folder, ở đội New, kích New Search Folder.

- Để tạo ra Search folder trong Outlook 2007 hoặc Outlook 2003, vào Mail, ở menu File, dịch chuyển chuột cho tới New, tiếp nối kích vào Search Folder.


*

Ở toàn bộ các phiên bạn dạng của Outlook, hãy khẳng định liệu bạn muốn sử dụng Search thư mục đã được tạo trước hoặc tạo ra riêng một folder cho bạn dạng thân, tiếp nối thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình.

4. Định tuyến e-mail hiệu quả bằng cách sử dụng rule

Bằng biện pháp tạo rule đến Outlook, các bạn có thể tự động hóa thực hiện hành động đối với tất cả các thư điện tử message mang đến và đi dựa vào những tiêu chuẩn đã thiết lập cấu hình trước đó. Ví dụ, người dùng có thể tự động forward tới cấp trên của bản thân mình tất cả các message được gửi xuất phát từ 1 người nào đó ngay trong khi message “cập bến”, gán mục Sales cho toàn bộ những message đang gửi có chứa trường đoản cú “sales” trong loại Subject. Định đường email tác dụng không chỉ giúp bố trí email nhưng nó còn giúp tiết kiệm thời hạn khi thực hiện một số trong những tác vụ nhỏ.

5. Giảm sút email với cỗ lọc file rác

Giữ những email message không quan trọng ra khỏi Inbox bằng cách sử dụng bộ lọc Outlook Junk Email. Những cỗ lọc này sẽ gửi thư điện tử được lắp cờ là file rác vào một thư mục email riêng trong hòm thư. Fan dùng hoàn toàn có thể xem câu chữ của folder này để bảo vệ rằng không tồn tại bất kì thư điện tử hợp lệ nào bị giữ hộ nhầm vào đó. Trường hợp có, bạn nên điều chỉnh bộ lọc nhằm tránh việc ghi lại nhầm vào đầy đủ message này trong tương lai.


*

6. Gán một hạng mục màu

Gán một mục màu sắc cho một tổ email message không tương quan và những mục khác trong Outlook, ví như ghi chú, liên lạc cùng cuộc hẹn. Từ đó, tín đồ dùng có thể dễ dàng nhấn diện và bố trí chúng. Ví dụ, bạn cũng có thể dễ dàng theo dõi tất cả message, cuộc hẹn và liên lạc cho dự án công trình 2015.vn bằng phương pháp tạo một danh mục mang tên là dự án công trình 2015.vn rồi gán các mục tin vào đó.

Xem thêm: Chọn Ngày Khai Trương, Mở Hàng Năm Mậu Tuất 2018, Xem Ngày Khai Trương Đầu Năm 2018

7. Flag for follow up

Người dùng hoàn toàn có thể sử dụng hào kiệt Flag for Follow Up nhằm gắn cờ cho các email message cùng tác vụ để giúp phân nhiều loại chúng hoặc đánh dấu chúng. Các lá cờ đang nhắc nhở bạn theo dõi một vấn đề, đã cho thấy yêu cầu của ai đó hoặc đặt cảnh báo cho một message, liên lạc. Chúng còn rất có thể sắp xếp folder email rất thuận lợi bởi các bạn biết được đúng mực nên làm cái gi và lúc nào nên làm. Chú ý rằng khi người dùng tạo một tác vụ và đặt ngày không còn hạn cho tác vụ đó, tác vụ sẽ tự động được đánh dấu cờ để bạn không bao giờ quên ngày hết hạn triển khai tác vụ và kết thúc tốt nó.